האורחים מגבשים דעה על האירוע עוד לפני המנה הראשונה. החניה, התור בכניסה והטמפרטורה בקבלת הפנים קורים כולם ברבע השעה הראשונה, והם נשארים בזיכרון.
בעלי שמחה משקיעים חודשים בבחירת להקה, תפריט ועיצוב, ולפעמים שוכחים לתכנן את הכניסה. החדשות הטובות: את רוב הבעיות של קבלת הפנים אפשר לפתור מראש, בתכנון פשוט ובציוד הנכון.
למה כולם מגיעים בבת אחת
בואו נעשה חשבון. נניח שבאירוע של 300 מוזמנים, רובם מגיעים בתוך 45 דקות. זה כ-7 אורחים בדקה.
אם בעמדת הכניסה, שבה מחפשים מספר שולחן או מצטלמים, כל אורח מתעכב כ-20 שניות, עמדה אחת מטפלת ב-3 אורחים בדקה בלבד. התוצאה היא תור שמתארך כבר בעשר הדקות הראשונות. הפתרון: שלוש עמדות במקביל, ומסלול ברור שמוביל אליהן.
שטיח אדום, בלי בלגן
עמודים עם חבלים משני צדי השטיח עושים שני דברים בבת אחת: הם יוצרים רגע מרשים לצילום, והם מכוונים את האורחים בדיוק לאן שצריך.
החשבון כאן פשוט. חבל קטיפה סטנדרטי הוא באורך 150 ס"מ. כדי לתחום שטיח של 12 מטר משני צדדיו, צריך 8 קטעי חבל בכל צד, כלומר 9 עמודים בכל צד ו-18 בסך הכול.
את עמודי תור וחבלול של TOP AIR אפשר לשלב עם חבלי קטיפה או חבלים שזורים בכמה צבעים, כך שהכניסה מתאימה לעיצוב האירוע. מוסיפים מעמד לשלט בגודל A3 או A4, עם סידור השולחנות או ברכה לאורחים, והכניסה מרגישה מתוכננת עד הפרט האחרון.
בכנסים ובאירועי חברה, עמודים עם רצועה נשלפת מתאימים יותר לעמדות הרישום. קל לפתוח בעזרתם מסלול נוסף כשהתור מתארך, ולסגור אותו כשהעומס יורד.
כשהדלת בין הגן לאולם לא נסגרת
בהרבה אולמות בישראל, קבלת הפנים מתקיימת בגן והאירוע עצמו באולם. הדלת ביניהם נשארת פתוחה שעה ויותר, ובקיץ זה מורגש מיד: הקור בורח מהאולם, יתושים וזבובים מהגן נכנסים יחד עם האורחים, ולפעמים גם הריח מאזור העישון.
מסך אוויר מקצועי של TOP AIR שמותקן מעל הפתח יוצר וילון אוויר שמפחית את בריחת הקור ואת חדירת החרקים והריחות, בלי לחסום את המעבר. הדגמים מגיעים ברוחב של 90 עד 150 ס"מ, ויש דגמים לפתחים בגובה של עד כ-3.5 מטר. באירועי חורף, מסך מחומם עושה את העבודה ההפוכה ושומר על כניסה חמימה.
זה רלוונטי במיוחד למי שמארח אירועים בחלל משלו: מסעדה, גן אירועים קטן או משרד שמארח אירוע חברה.
שש שאלות לשאול בסיור באולם
- כמה כניסות יש לאורחים, ואיפה תעמוד עמדת הקבלה?
- יש באולם עמודי חבלול, או שצריך להביא?
- בפתח בין הגן לאולם מותקן מסך אוויר?
- איפה עומדת עמדת הברכות, ואיך מונעים לידה צוואר בקבוק?
- איפה אזור העישון, וכמה הוא רחוק מהכניסה?
- אפשר להציב שילוט מכוון כבר מהחניה?
לוח זמנים לקבלת הפנים
| מתי | מה עושים |
| 90 דקות לפני | מציבים עמודים, חבלים ושילוט |
| 60 דקות לפני | מפעילים מיזוג ומסך אוויר ובודקים את הטמפרטורה |
| 30 דקות לפני | צוות הקבלה בעמדות, בדיקה אחרונה של הרשימות |
| שעת ההגעה | איש צוות אחד מכוון את התור, השאר מקבלים אורחים |
| שעה אחרי | מצמצמים עמדות ומפנים את המסלול לרחבה |
שאלות נפוצות
לשכור או לקנות עמודי חבלול?
לאירוע חד פעמי כדאי קודם לבדוק מה יש באולם או אצל המפיק. מי שמפיק אירועים באופן קבוע, או עסק שמארח אירועים, יחזיר את ההשקעה מהר.
איזה צבע חבל לבחור?
לדעתנו כדאי לבחור צבע שכבר מופיע בעיצוב, למשל בפרחים או במפות. כך הכניסה מרגישה חלק מהקונספט ולא תוספת.
מסך האוויר לא יפריע לאווירה?
בדגמים השקטים הרעש נמוך, כך שהמסך לא מתחרה במוזיקה של קבלת הפנים. האורחים בדרך כלל ישימו לב רק לכך שבפנים נעים.
